Mẹo xin việc tại Nhật: Gặp gỡ OB/OG để tạo khác biệt khi xin việc

Bước quan trọng để tạo ra sự khác biệt trong hoạt động tìm việc

“Gặp gỡ OB/OG” là gặp gỡ những người đã tốt nghiệp đang làm việc ở doanh nghiệp, lĩnh vực mà mình yêu thích, để tìm hiểu về nội dung công việc thực tế, bầu không khí trong công ty để nghiên cứu ngành nghề, doanh nghiệp. Hoạt động tìm việc bản chất là “ứng tuyển vào những doanh nghiệp mình muốn, và được nhận”, nhưng trước đó bước “nghiên cứu ngành nghề, doanh nghiệp” là một bước quan trọng giúp bạn tìm việc thành công. Thế nên bạn cần thực hiện bước “gặp gỡ OB/OG” này.

Bạn có thể chỉ việc thu thập thông tin trên mạng internet, nhưng nếu được trực tiếp gặp gỡ người đã đi làm, chính tai nghe được những thông tin thực tế về công việc thì đó vẫn là những kinh nghiệm quý giá khó mà thay thế được. Qua những gì nghe được từ đương sự về những niềm vui khổ cực trong công việc, bạn không chỉ biết về ngành nghề doanh nghiệp mình muốn làm mà còn có được hình ảnh cụ thể cũng như sự khác biệt trong hoạt động tìm việc làm so với cách làm việc của bản thân.

Trong đợt khảo sát việc làm của Mynavi (đối tượng là sinh viên tốt nghiệp năm 2017) thì khoảng 1 phần 4 so với tổng thể từng gặp gỡ OB/OG, nếu tính theo số người thì trung bình khoảng 4,3 người tăng so với 4 người năm 2016. Khoảng 84% số người từng gặp OB/OG có ý định tiến lên bước tiếp theo. Thực tế cũng có nhiều người lấy thông tin từ internet, nhưng việc “nghe thấy những thông tin (thực tế) không thể nghe từ người tuyển dụng” là một cách lựa chọn nơi làm việc, qua việc gặp gỡ và nghe những câu chuyện thực tế bạn có thể sẽ nhìn lại lựa chọn của bản thân.

Nên làm gì ? Trình tự gặp gỡ OB/OG

1. Quyết định mục đích, tìm OB/OG → 2. Đặt lịch hẹn → 3. Gặp gỡ → 4. Viết thư hoặc mail thăm hỏi. Đầu tiên, bạn phải tìm được đàn anh để hỏi chuyện. Bước đầu bạn chỉ ra những sinh viên đã tốt nghiệp trong ngành bạn đang học, sau đó giáo viên chủ nhiệm hoặc phòng nghề nghiệp của trường (trung tâm hướng nghiệp) sẽ giới thiệu OB/OG cho bạn, một cách thường dùng nữa là tìm những senpai cùng chung câu lạc bộ, hội nhóm hoặc phòng nghiên cứu. Nhưng cũng có nhiều trường hợp tìm kiếm senpai thuộc doanh nghiệp ngành nghề mình yêu thích từ người quen của bạn bè hay gia đình.

Khi đi gặp OB/OG, quan trọng là bạn hiểu rõ mục đích bản thân muốn gì, lắng nghe những câu chuyện từ người đó. Sau đó bằng mail hoặc thư giữ liên lạc với người đó, hẹn ngày giờ gặp mặt. Đối phương là một người đã đi làm nên rất bận rộn. Khi xin gặp mặt, không được quên những lễ nghi và những điều cần phải chú ý.

Khi gặp gỡ hãy tóm tắt rõ ràng những gì muốn nghe. Hãy nhớ rằng khóa trên gặp bạn là hành động tự nguyện. Bạn là người đang trong hoạt động tìm việc làm, bạn có đặc quyền hỏi han nhưng không được dễ dãi, không được thất lễ. Ngoài ra, sau khi gặp mặt phải gửi thư hoặc mail cảm ơn.

Lợi ích đến gặp OB/OG là gì?

Trước hết, khi xem xong trình tự này, có phải bạn thấy “thật phiền phức”, không muốn làm không? Tìm người gặp gỡ chắc chắn không phải là việc gì vui vẻ, có lẽ sẽ có người thấy việc lấy được liên lạc của người đã đi làm cũng thật khó khăn.

Nhưng, cái lợi khi có thể gặp gỡ OB/OG rất lớn, xứng với công sức bạn bỏ ra. Ban đầu bạn sẽ bị vây trong tư thế bị động khi tìm việc làm, và không được trôi chảy. Nhưng hoạt động tìm việc là vì tương lai của bạn, nên hãy suy nghĩ tích cực và hành động đi. Hãy tích cực gặp gỡ OB/OG đi nào.

Lợi ích 1: Có thể có được những thông tin có ích

Không chỉ những thông tin chính thức được cung cấp trong các buổi hội thảo, trang chủ hay pamphlet giới thiệu công ty,mà bạn có thể lấy được những thông tin sống động từ chính những người đang làm việc ở đó, như tình hình thực tế ngành nghề mình thích, phong cách công ty, cách làm việc của doanh nghiệp.

Lợi ích 2: Đào sâu nghiên cứu doanh nghiệp

Bằng những thứ nghe được từ đàn anh như chuyện về nghiệp vụ đang phụ trách, tình hình công ty, khó khăn trong công việc, bạn có thể biết được phong cách màu sắc của công ty, nắm được cách thức viết lý do vào công ty, nhờ đó mà lý do xin vào công ty sẽ cụ thể và có sức thuyết phục hơn.

Lợi ích 3: Nghe được những thông tin thực tế

Những thông tin thực tế khó nghe được từ người phụ trách nhân sự khi tuyển dụng có thể dễ dàng nghe được trong buổi gặp gỡ OB/OG. Bạn có thể biết được sự khác biệt với những gì công ty thể hiện, có thể dùng để tham khảo khi chọn lựa ngành nghề, doanh nghiệp.

Tùy mục đích mà hệ thống câu hỏi khi gặp gỡ OB/OG sẽ khác nhau

Hãy bắt đầu xem trình tự cụ thể khi gặp gỡ OB/OG.

Đầu tiên, bạn phải làm rõ được mục đích cuộc gặp gỡ trước khi muốn đi gặp họ. Đương nhiên đến gặp OB/OG khi vẫn còn mơ hồ không phải là chuyện tốt. Dựa vào việc biết rõ bản thân muốn biết điều gì, bạn mới có thể tận dụng tối đa cơ hội gặp gỡ quý giá này, gặp những OB/OG nên gặp, hỏi những câu hỏi nên hỏi. Ngoài ra khi gặp gỡ, một điều cơ bản nữa là bạn cần chuẩn bị kĩ càng trước những điều muốn nghe để hỏi những câu nên hỏi.

Mục đích 1: Bạn muốn biết mình hợp với ngành nào, có những ngành nghề nào hiện nay

Gặp gỡ những OB/OG làm việc trong nhiều ngành nghề, nghiên cứu về các ngành nghề

[Những câu nên hỏi]

Đặc trưng của ngành nghề Có những loại công việc nào Làm việc thực tế có những công việc nào Người nên làm trong ngành đó có là người như thế nào Những việc cần làm, điều thú vị khó khăn trong công việc Mục đích 2: Muốn biết những điểm đặc sắc khác biệt của doanh nghiệp đó với các doanh nghiệp khác cùng ngành

Gặp gỡ các OB/OG trong cùng ngành nghề, kĩ càng hơn trong nghiên cứu doanh nghiệp.

[Những câu nên hỏi]

Đặc trưng của doanh nghiệp đó trong ngành đó là gì Công việc thực tế như thế nào Phong cách, không khí trong công ty Những việc cần làm, điều thú vị và khó khăn trong công việc

Cách tìm kiếm OB/OG

Điều khó khăn nhất trong việc gặp gỡ OB/OG chắc là tìm được người để gặp. Thông thường bạn sẽ gặp những giáo sư hướng dẫn hoặc phòng hướng nghiệp (trung tâm việc làm) để thảo luận và giới thiệu cho, nhưng không phải lúc nào cũng có sinh viên đã tốt nghiệp làm việc ở ngành nghề hoặc doanh nghiệp bạn muốn. Hãy kiên nhẫn và nỗ lực tìm kiếm, tích cực sử dụng mọi mối quan hệ có thể dùng được. Việc có thể gặp được người đang làm việc ở nhiều doanh nghiệp ngành nghề khác là mọt đặc quyền rất có ý nghĩa của sinh viên. Hãy thử trao đổi thông tin với bạn bè và cùng nhau nỗ lực xem sao.

1.Thảo luận với phòng hướng nghiệp của trường học Ở phòng hướng nghiệp của trường cũng có khi cho phép dử dụng danh sách sinh viên đã tốt nghiệp, hãy thử hỏi xem.

2. Được giới thiệu qua các câu lạc bộ, hội nhóm, phòng nghiên cứu, hội thảo Được giới thiệu cho những khóa trên tham gia hoạt động tìm việc làm trong năm trước, có khi có những OB/OG là người đã đi làm.

3. Được giới thiệuqua giáo sư Hãy thử hỏi thăm giáo sư phụ trách hoặc giáo sư phụ trách giảng dạy lĩnh vực bản thân thích thú.

4. Sử dụng các mối quan hệ Thử hỏi bạn bè gia đình, người thân, anh chị khóa trên, những người xung quanh mình. Biết đâu sẽ nhận được một lời giới thiệu ngoài dự tính.

5. Hỏi thăm bộ phận nhân sự của doanh nghiệp Trong trường hợp quanh mình không có ai thì còn một cách là trực tiếp nhờ vả phòng nhân sự của doanh nghiệp. Nhưng đương nhiên sẽ có lúc bị từ chối, hãy cố gắng tìm thêm.

6. Dùng công cụ internet hoặc mạng xã hội Hãy thử tìm kiếm bằng dịch vụ mạng xã hội như Facebook. Đương nhiên sẽ có nhiều khả năng bị từ chối nếu đối phương bất ngờ nhận được liên lạc từ một người không quen biết.

Ngoài ra, cũng có thể sẽ gây rối sự riêng tư nên hãy chú ý đến phép tắc trên mạng và cẩn thận với thông tin cá nhân.

Giới thiệu từ người phụ trách nhân sự Giới thiệu từ trường học (giáo sư, giáo vụ phụ trách hướng nghiệp) Tự bản thân nhìn vào danh sách cự sinh viên của trường rồi gọi điện Giới thiệu của người quen, gia đình, bạn bè Mạng xã hội, như Facebook Là đàn anh, người đã quen biết từ trước Khi internship Liên lạc từ cựu sinh viên Đăng ký từ trang chủ của doanh nghiệp Dùng những hội OB/OG của trườngphổ thông Cách khác.

Những chú ý khi tìm OB/OG

OB/OG đều là những người bận rộn, có nhiều trường hợp nếu người kia không sắp xếp được thời gian thì sẽ từ chối. Trong trường hợp đó vẫn nên cảm ơn người kia trong lúc bận rộn đã trả lời. Phải luôn khiêm tốn ghi nhớ “mình muốn nhận được sự cho phép của người kia”, nếu bị từ chối thì đừng nản lòng, giữ vững ý chí và hỏi han một OB/OG khác.

Cách xin hẹn gặp (Mail, hoặc điện thoại) Phần này sẽ xác nhận lại những điểm cần lưu ý của mail khi xin hẹn gặp OB/OG.

Không cần phải nghĩ quá khó nhưng hãy chú ý đây là mail gửi đến người đã đi làm là thư kinh doanh, sẽ khác với nhưng cái mail thông thường với bạn bè. Trường hợp bất ngờ gửi thư cho người không quen biết, cần phải chú ý đến cảm nhận của người nhận thư. Ngoài ra khi xin một cuộc hẹn với OB/OG, không được quên “xin nhờ” vì đã chen vào quỹ thời gian bận rộn của đối phương, hãy dùng cách nói thật lễ độ.

1. Chủ đề Người đã đi làm thì mỗi ngày sẽ nhận được rất nhiều mail. Khi nhìn vào tiêu đề người đó sẽ biết được mail đó nói về vấn đề gì. Nến tối giản tiêu đề, không nên quá dài.

2. Tên và địa chỉ người nhận Phần này để ghi tên công ty, chức vụ, họ tên người nhận. Ngoài ra không nên nhầm tiền tố hậu tố trong tên công ty. Nếu viết tắt 「○○株式会社」thành「○○（株）」sẽ rất thất lễ.

3. Báo danh Tuy không cần chào hỏi về thời tiết như thư trong e-mail, nhưng bạn phải báo danh để người nhận biết bạn là ai.

4. Mục đích Từ đầu bạn nên ghi là “Tôi muốn xin một cuộc hẹn với OB/OG, nên mới mạo muội liên lạc”. Nếu có ai đó giới thiệu cho hãy ghi vào luôn.

5. Ngày gặp, địa điểm Cơ bản là bạn phải tùy thuộc vào người đi làm. Nếu bạn muốn gặp vào ngày nào hãy ghi nhiều lựa chọn vào đó.

*Nếu trao đổi quá nhiều sẽ thành gây ra rắc rối cho đối phương, hãy chú ý đến những chi tiết nhỏ.

6. Lời nhờ vả cuối Dùng những cách nói lễ độ như sau: “Trong lúc anh/chị đang bận rộn, thật xin lỗi đã làm phiền nhưng…”, “Tuy đã gây phiền hà cho anh/chị nhưng…”

7. Tên người gửi Phần này nhớ điền đầy đủ thông tin bản thân như tên, tên trường, địa chỉ, cách liên lạc (số điện thoại, mail).

8. Thân bài Nếu là thư thì khi xuống dòng sẽ lùi vào một kí tự, nhưng là email thì mỗi đoạn sẽ chừa một dòng. Một dòng có khoảng tầm 30 chữ cho dễ đọc. Đối phương là người đã đi làm nên nhớ đừng dùng biểu tượng cảm xúc.

Cách xin hẹn gặp bằng điện thoại

Xin hẹn gặp qua điện thoại đúng là một cách thức nhanh hơn nhưng cần chú ý cách nói chuyện khi gọi cho đối phương. Nếu không quen hãy chuẩn bị kĩ càng cách thức nói chuyện. Nếu căng thẳng cũng không sao, hãy nói thật chậm những gì bản thân đã chuẩn bị. Không được quên chuẩn bị trước sổ lịch trình của bản thân, giấy nhớ và bút.

Ví dụ cách nói xin hẹn gặp qua điện thoại

Sinh viên (SV): Xin lỗi đã làm phiền lúc anh/chị đang bận rộn. Em là Mainichi Tarou thuộc khoa kinh tế trường đại học XYZ. Em nhận được cách thức liên hệ từ thầy… trong trung tâm việc làm của trường đại học, nên đã mạo muội gọi đện thoại.

Hiện nay em đang trong quá trình tìm kiếm việc làm và có hứng thú với quý công ty. Nếu có thể em rất muốn nói chuyện với …, anh/chị có thể cho em xin ít thời gian được không.

*1. Nhất định phải báo tên, tên trường, khoa, và lý do thật ngắn gọn OB/OG: Tôi hiểu rồi, được chứ. SV: Cảm ơn anh/chị. Anh/chị có thể cho em biết thời gian anh/chị rảnh rỗi có được không. (Hoặc là, anh chị có thẻ có tôi biết thời gian và địa điểm có thể gặp nhau sau ngày.. tháng… không) OB/OG: Ngày mai sau 6 giờ thì tôi có thời gian, được chứ? SV: Vâng, được ạ.

*2. Nhớ xem lại lịch của bản thân

OB/OG: Nếu vậy ngày mai 6 giờ chiều ở quán cà phê… ở Shinjuku, được chứ? SV: Em biết rồi, để đề phòng anh lưu lại số điện thoại của em được chứ?

*3. Nhớ ghi lại ngày giờ, địa điểm

OB/OG: Cậu nói đi SV: Là 090 – **** – ****. Anh/chị có thể cho em biết cách thức liên lạc vào hôm đó không?

*4. Nói về địa chỉ liên lạc hôm đó, hỏi cách thức liên lạc khi gặp nhau bên ngoài

OB/OG: Ừ, là 090 – **** – **** SV: Cảm ơn anh/chị. vậy gặp mai gặp anh chị ở cà phê lúc 6 giờ, xin hãy giúp đỡ em.

*5. Nhớ xác nhận lại thời gian điều kiện gặp mặt

OB/OG: Nhờ cậu giúp đỡ. SV: Đã làm phiền lúc anh/chị đang bận rộn, cảm ơn anh/chị rất nhiều. Xin thất lễ.

*6. Sau khi xác nhận xong không được ngắt điện thoại đột ngột, hãy chờ đối phương ngắt điện thoại trước.

Xem xét trước khi gọi điện

Nơi gặp mặt có phải là nơi yên tĩnh dễ tập trung không Nên tránh gọi điện ở những nơi ồn ào mà mình không nghe được đối phương và ngược lại.

Gọi điện vào ngày thương từ thứ 3 đến thứ 6 khoảng từ 10h đến 16h. Nên tránh gọi điện những lúc công việc bận rộn như sáng thứ hai (sau ngày nghỉ), thời gian nghỉ trưa trong ngày thường.

3 thứ cần chuẩn bị Giấy nhớ, công cụ ghi chép, cách nói chuyện của bản thân.

Quy củ trong ngày gặp gỡ Trước ngày gặp gỡ

Dưới đây là những điều cần chú ý trong ngày gặp mặt, và lời chào sau khi gặp mặt.

Để không lãng phí cơ hội quý báu khi gặp gỡ OB/OG, không được cẩu thả khi chuẩn bị cho cuộc gặp. Cơ bản là những OB/OG này nghĩ rằng các bạn thích công ty hoặc ngành nghề mình đang làm. Nhưng không phải là “Vì em không biết gì hết nên hãy nói em nghe” mà là bạn biết được phần nào về doanh nghiệp ngành nghề đó.

Ngày gặp mặt

1. Không được trễ giờ Trong lúc đối phương đang bận rộn vẫn dành thời gian đến gặp mình. Tuy không đến mức tuyệt đối không được trễ, nhưng lỡ như tàu điện đến trễ thì nên gọi điện cho đối phương sớm và xin lỗi.

2. Nơi chờ gặp (xác nhận trước địa điểm) Thường là trong công ty, hoặc quán cà phê. Tùy vào trường hợp, sau khi kết thúc công việc sẽ vừa uống rượu vừa nói.

3. Cách nhận danh thiếp Nếu được OB/OG trao danh thiếp thì bạn phải nhận bằng hay tay đưa cao ngang ngực và lễ phép nói “cảm ơn anh/chị” hoặc “em xin phép”. Nhận được danh thiếp không có nghĩa là xong ngay mà thường người ta sẽ đặt sang bên phải (đặt ở trước mặt thì có khả năng tay sẽ chạm vào hoặc làm bẩn danh thiếp)

[Những hành vi nên tránh]

Viết gì đó lên danh thiếp ngay lúc đó (danh thiếp chính là một phần bộ mặt của đối phương.) Bỏ ngay sanh thiếp vào túi (Trên danh thiếp sẽ có thông tin đầy đủ, muốn giữ danh thiếp tức là có hứng thú với đối phương) Làm bẩn danh thiếp (Phải nhớ đó là một phần quan trọng của đối phương) 4. Gọi món Trường hợp nhà hàng và cà phê Nếu bạn không chắc thì hãy hỏi “anh/chị muốn dùng gì?”, hay để đối phương lựa chọn cho an tâm, hoặc bạn cứ nói “hãy cho tôi món giống như vậy”. *Nếu chọn món giống hệt thì thời gian lựa chọn sẽ như nhau, không cần để ý lẫn nhau.

Trường hợp vừa uống rượu vừa nói Cơ bản là phụ thuộc vào người kia (tránh việc bản thân tích cực mời). Tuyệt đối tránh việc uống quá nhiều để rồi mất tỉnh táo, khiến người kia phải trông chừng bản thân.

5. Những điểm lưu ý khi chuẩn bị câu hỏi Phải cố gắng tự mình tìm hiểu nghiên cứu doanh nghiệp. Nên tự tưởng tượng tạo ra những tình huống đối thoại để có thể thu thập thông tin triệt để. Tránh những câu hỏi trừu tượng mà đối phương khó trả lời. Ví dụ: “Công việc là cái gì?” Bạn nên hỏi những thông tin thiết thực, thật sự vì đây là gặp gỡ OB/OG (Không nên hỏi đến cùng về những thông tin mà người kia không muốn nói đến)

6. Khi tính tiền Thông thường OB/OG sẽ là người trả tiền nhưng điều quan trọng là bạn cũng có ý muốn trả tiền.

Cũng có khi senpai dùng tiền riêng để trả có khi nhận phí công tác từ công ty (người đó nhận hóa đơn của cửa hàng). Trường hợp nào thì cũng nên cảm ơn đối phương bằng cách nói “Cảm ơn anh rất nhiều”, “Cảm ơn anh đã chiêu đãi”.

Theo My Navi Shinsotsu