Làm sao để ghi chú 1 cách hiệu quả? DHS,TTS đến Nhật Bản đã biết chưa?

1. Vai trò chính của việc ghi chú ( memo)

Ghi chú, hay còn gọi là memo (tiếng Nhật là メモ、メモを取る) là việc ghi chép để lưu giữ lại những thông tin tiếp nhận được (qua việc nghe, nhìn..). Từ memo (メモ）được du nhập từ tiếng Anh “Memory”, được sử dụng rộng rãi và thậm chí được “Nhật hoá” thành động từ メモる.

Đây là 1 việc kỹ năng khá đơn giản, nhưng lại không phải ai cũng có thể memo 1 cách hiệu quả. Ví dụ: có những người quá tự tin vào trí nhớ của bản thân mà không ghi chép lại thông tin, hoặc có nhiều người lại không biết cách ghi chép lại 1 cách khoa học chẳng hạn.

Trong môi trường làm việc đầy nguyên tắc ở Nhật Bản, thậm chí khả năng làm việc của nhân viên còn được đánh giá qua kỹ năng memo của người đó.

Tập cho bạn thói quen, kỹ năng tổng hợp câu chuyện

Khi bạn có thể memo 1 cách hiệu quả thì đồng thời bạn cũng luyện được cho mình thói quen vàkỹ năng tổng hợp, tóm tắt câu chuyện, tìm ra những điểm cơ bản, quan trọng trong đó.

1 cuộc họp, 1 buổi nói chuyện, 1 bài giảng… thường rất dài, chúng ta không thể ghi lại được toàn bộ nội dung trong đó mà phải biết tổng hợp, tóm tắt lại câu chuyện, biết chọn lọc ra những ý cơ bản, quan trọng để memo lại.

Không phải ai cũng biết cách tóm tắt lại nội dung của 1 câu chuyện, tổng hợp lại 1 cách hệ thống, rõ ràng và dễ hiểu lại càng khó hơn và đòi hỏi phải rèn luyện qua thời gian.

Việc ghi chú sẽ giúp chúng ta tạo được thói quen và khả năng tổng hợp lại 1 câu chuyện 1 cách đơn giản và dễ hiểu nhất.

Làm cho đối phương cảm thấy an tâm, tin tưởng

Chỉ là 1 việc đơn giản nhưng cũng có thể để lại ấn tượng tốt với đối phương, đặc biệt là ở Nhật Bản, nơi những điều tưởng chừng như rất nhỏ nhặt lại mang lại những ấn tượng rất mạnh mẽ.

Đây cũng được coi là 1 trong những kỹ thuật trong giao tiếp để tạo ấn tượng tốt với đối phương.

2. Những trường hợp cần ghi chú và mục đích

Trong những buổi họp

Khi nhận chỉ thị từ cấp trên

Khi trao đổi, gặp gỡ và làm việc với đối tác

Trong các buổi hội thảo, thực tập

Khi có ý tưởng mới lóe lên trong đầu

3. Cách ghi chú hiệu quả

Luôn mang theo 1 cuốn sổ tay trong người Việc ghi chú thường là đột xuất, chúng ta không thông tin sẽ đến khi nào, từ đâu… Do đó, bạn nên chuẩn bị sẵn 1 cuốn sổ tay nhỏ, loại có thể mang theo bên người bất cứ lúc nào để có thể ghi chú lại khi cần thiết.

Việc sử dụng chỉ 1 cuốn sổ tay giúp bạn có thể sắp xếp được thông tin theo thứ tự thời gian 1 cách tự động, và tập trung, tránh việc phân tán thông tin quan trọng có thể khiến bạn bỏ lỡ, khó tìm kiếm lại.

Chỉ ghi lại những ý quan trọng và keyword

Như đã nói ở phần trên, việc chép lại toàn bộ nội dung không phải ghi chú. Nó còn kiến bạn mất tập trung và luôn pải trong tư thế đuổi theo cuộc nói chuyện.

Do đó, mấu chốt của việc ghi chú là chọn lọc ý quan trọng và keyword để ghi chú lại 1 cách nhanh chóng mà vẫn có thể theo dõi và nắm được nội dung của câu chuyện.

Ghi kèm comment về những thông tin bạn quan tâm

Sổ ghi chú là nơi chúng ta có thể ghi lại 1 cách tự do. Do đó, đối với những ý kiến, thông tin bạn quan tâm, bạn có thể ghi kèm những comment, suy nghĩ của bản thân về thông tin ngay lúc đó.

Chữ xấu, khó đọc cũng không sao, bản thân hiểu được là được

Tất nhiên nói sẽ nhanh hơn viết. Do đó, chúng ta không thể nắn nót mà ghi lại những thông tin quan trọng được, cũng không thể tạm dừng câu chuyện để ghi chú… mà chỉ có thể ghi nhanh những thông tin cần thiết trong câu chuyện.

Chúng ta có thể viết tắt, viết xấu, dùng ký hiệu… cũng được, miễn sao có thể theo kịp câu chuyện và bản thân đọc lại được, hiểu được những gì chúng ta ghi lại là được.

Dùng bút có 3 màu mực để ghi chú

Để có thể dễ dàng hiểu và phân biệt các thông tin cần thiết, độ quan trọng, comment đánh giá… Chúng ta nên dùng các màu mực khác nhau để ghi chú các thông tin khác nhau. 1 cây bút với 3 màu đen, đỏ, xanh có lẽ là phù hợp nhất trong việc này.

Để chừa khoảng giấy trống khi ghi chú

Chúng ta nên để chừa khoảng trống khi ghi chú, để có thể ghi thêm những comment hay những thông tin khác cần thiết có liên quan. Hoặc có thể tận dụng để ghi chú những thông tin khác nếu thừa.

Cùng với sự phát triển của công nghệ, chúng ta có thể memo ngay trên những smartphone chứ không chỉ trên những cuốn sổ tay truyền thống. Nhưng điều quan trọng không phải là chúng ta “ghi chú vào đâu?” mà là “ghi chú cái gì?”.

Việc ghi chú tưởng chừng như rất đơn giản, nhưng nó lại là 1 trong những kỹ năng cơ bản, quan trọng trong cả công việc, cuộc sống. Hi vọng các bạn có thể tạo cho mình thói quen ghi chú, và ghi chú 1 cách hiệu quả với những những thông tin trên.

Nguồn: laodongnhatban.com.vn