Quy tắc ứng xử khi xin nghỉ làm vì lý do sức khỏe tại Nhật Bản

Hãy liên lạc bằng điện thoại!

Khi xin nghỉ làm vì lý do sức khỏe, có 2 cách liên lạc, đó là qua email hoặc qua điện thoại. Tuy nhiên, trong trường hợp nghỉ đột xuất vì lý do sức khỏe thì việc liên lạc qua điện thoại là quy tắc cơ bản trong các công ty Nhật.

Lý do là vì, buổi sáng cấp trên thường bận họp hoặc có các cuộc hẹn…, có thể sẽ không check mail được ngay. Nếu bạn gửi mail xin nghỉ làm mà cấp trên chưa kịp check, khi đến giờ làm việc mà vẫn không thấy bạn có mặt sẽ khiến cấp trên hay đồng nghiệp lo lắng, công việc chung cũng bị ảnh hưởng… Do đó, việc đầu tiên khi muốn xin nghỉ làm, đó là trực tiếp liên lạc bằng điện thoại cho cấp trên và xin phép nghỉ làm ngày hôm đó.

Lưu ý về thời gian, đối tượng cần liên lạc

Liên lạc vào thời gian nào?

Nguyên tắc đầu tiên đó là phải liên lạc trước thời điểm bắt đầu ngày làm việc (thông thường khoảng ít nhất 30 phút ~ 1 tiếng). Đối với cấp trên của bạn, khi bạn nghỉ thì những công việc cần phải hoàn thành trong ngày cần được phân chia lại cho những nhân viên khác. Liên lạc sớm sẽ giúp cấp trên có thể có thời gian phân chia lại công việc, giúp công ty hoạt động trơn tru không bị chậm trễ gián đoạn.

Cần phải liên lạc với đến những ai?

1. Liên lạc với những đồng nghiệp khác

Trường hợp trong ngày hôm đó bộ phận bạn làm cần phải hoàn thành công việc, hoặc giao dịch với đối tác làm ăn, thì việc bạn bàn giao lại cụ thể công việc cho các thành viên khác trong bộ phận là bắt buộc phải làm. Việc lấy lý do sức khỏe để phó mặc toàn bộ công việc cho cấp trên hay đồng nghiệp khác mà không quan tâm gì là điều tối kị. Việc liên lạc qua cả điện thoại và email sẽ giúp bàn giao lại công việc 1 cách chính xác hơn, tránh nhầm lẫn sai sót.

Sau khi liên lạc với cấp trên thì mới liên lạc cho các đồng nghiệp còn lại. Đầu tiên là truyền đạt ý muốn và xin lỗi vì đã nghỉ buổi làm, sau đó bàn giao lại các công việc cần làm. Gửi lại nội dung bàn giao công việc qua email để các đồng nghiệp có thể xác nhận lại 1 cách rõ ràng.

Ngoài ra, cần lưu ý 1 điều là dù nghỉ làm thì cũng vẫn luôn để điện thoại ở trạng thái có thể liên lạc được.

2. Liên lạc với đối tác

Trong trường hợp bạn nghỉ làm đúng ngày có cuộc hẹn, trao đổi với đối tác, việc cần làm là liên lạc qua điện thoại với đối tác, xin lỗi đối tác, đồng thời sắp xếp lại lịch trình, hoặc có thể nhờ một người phụ trách khác đảm nhiệm cuộc hẹn đó. Không nên chỉ liên lạc qua email, vì điều đó gây ấn tượng xấu và ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ làm ăn.

Sau khi trở lại làm việc, việc gặp mặt trực tiếp, hoặc ít nhất là liên lạc qua điện thoại để tạ lỗi 1 lần nữa cũng là điều rất quan trọng. Về phía đối tác, cũng có những người nghĩ rằng “Việc để bị ốm là do chính mình tự chăm sóc bản thân không tốt” “Trách nhiệm của bản thân”, do đó, việc tỏ rõ thành ý xin lỗi là việc cần thiết.

Ví dụ mẫu

Trường hợp 1: Liên lạc đến công ty

Dưới đây là mẫu gọi điện đến công ty xin nghỉ làm.

おはようございます。◯◯です。

◯◯課長（直属の上司）は出社されているでしょうか。おはようございます。◯◯です。

急で申し訳ないのですが、本日体調不良のため、

お休みをいただいてもよろしいでしょうか。ありがとうございます。忙しい中ご迷惑をおかけしてしまい、

申し訳ありません。 明日には出社できると思います。失礼します。

Trường hợp 2: Liên lạc trực tiếp với cấp trên

おはようございます。◯◯です。

急で申し訳ないのですが、

昨晩から体調が優れず、病院で診察を受けたいので

本日お休みを頂いてもよろしいでしょうか。ありがとうございます。病院で診察を受けたあと、

症状が分かり次第、ご連絡いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼します。

Khi liên lạc cho cấp trên, có 3 nguyên tắc cần phải tuân theo:

1. Liên lạc với cấp trên trực tiếp quản lý mình;

2. Truyền đạt thời gian dự kiến có thể quay lại làm việc;

3. Xin lỗi vì đã gây ra phiền phức.

Lưu ý khác

Việc quyết định xin nghỉ làm vì lý do sức khỏe, trước hết phụ thuộc vào tình trạng sức khỏe của bạn như thế nào, tiếp theo là việc bạn nghỉ có ảnh hưởng nhiều đến những người xung quanh không? Trong trường hợp vẫn có thể làm việc, dù không được như lúc bình thường thì cũng vẫn nên đi làm.

Tuy nhiên, trong trường hợp sốt cao, ho hay có các triệu chứng của cúm, nếu bạn cố đi làm trong tình trạng đó thì có khả năng sẽ lây bệnh cho mọi người, hoặc tình trạng sức khỏe trở nên xấu hơn. Phía công ty cũng muốn bạn nghỉ ngơi cho hồi phục sức khỏe rồi mới đi làm. Do vậy đừng ngần ngại mà hãy nghỉ ngơi cho khỏe hẳn rồi mới đi làm nhé.

Tất nhiên cũng có thể có lúc công việc cần kíp, dù sức khỏe không tốt cũng phải cố đi làm để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nếu cố quá có thể sẽ gây phiền phức cho công ty, năng suất làm việc cũng giảm nhiều. Do vậy, khi gặp vấn đề về sức khỏe, hãy chủ động liên lạc sớm với cấp trên, công ty, dành thời gian nghỉ ngơi hồi phục sức khỏe trước khi trở lại công việc. Đó là một trong những yếu tố cần thiết khi làm việc tại các công ty Nhật Bản.

Nguồn: tomonivj.jp