Bài học nhớ đời của phiên dịch Việt làm với người Nhật

Hôm đó, khi phát hiện ra lỗi trong quá trình truyền đạt bị sót dẫn tới sản xuất bị ngưng lại, tôi đã trực tiếp hỏi cụ thể em H. trước khi mọi việc ầm lên. H. là phiên dịch mới vào gần 2 tháng và theo làm sản phẩm này từ đầu. Em rất tự tin vì em nói được tiếng Anh, biết chút tiếng Nhật và đầy năng lượng.

“Em mới vào làm thì ai theo“dạy bảo” em? Việc truyền đạt thiếu này người đó có biết không vậy? Nguyên nhân do em không hiểu “chỉ thị cần truyền đạt” hay là em đã truyền đạt rồi mà nhà máy không hiểu?”- Tôi vội vàng “dồn” em và truy cứu nguyên nhân.

H. tỏ ra giận dỗi tôi đã truy cứu đến em và cả người chịu trách nhiệm về em trong khi phía Nhật chưa trách gì em cả.

Ở Nhật, giám đốc phải cúi đầu xin lỗi vì nhân viên vi phạm. Ảnh minh họa

Đồng thời lúc đó, phía Nhật không gửi mail (thư điện tử) trách móc em, họ gửi thẳng cho người Nhật chịu trách nhiệm tổng quát ở Việt Nam và em không biết vì họ chỉ gửi thêm cho tôi. Khi đó, đại diện người Nhật ở VN đã hồi âm lại ngay: “Do tôi thiếu sót trong việc cử người giám sát dạy bảo em, hướng dẫn chưa cẩn thận nên để ra sơ xuất. Tôi nhận trách nhiệm và sẽ lưu ý đào tạo nhân viên kỹ lưỡng hơn nữa”.

Sau đó tôi truyền đạt lại nội dung mail đó cho em H. chỉ với thiện chí để em hiểu cách cư xử của người Nhật. Tuy nhiên em vẫn có phần ngang bướng với tôi và xin lỗi tôi một cách miễn cưỡng chứ không phải là xin lỗi người Nhật trực tiếp làm việc với em.

“Em cần phải nhớ cách làm của người Nhật. Dù em có kinh nghiệm tới đâu cũng không thể tự “đầu đội trời, chân đạp đất” được, em có người quản lý, có cấp trên, em phải thường xuyên báo cáo, xác nhận để người đó hiểu được em đang làm gì và có người chịu trách nhiệm cùng em, ra chỉ thị chính xác cho em. Dù em không trực tiếp làm ra lỗi nhưng một người khác đã nhận lỗi cho em. Em là một đại diện nhỏ, trong chuỗi lớn, trách nhiệm của em ở đâu em có nhận ra không?”- tôi giận dữ.

Sau 1 tháng, bất ngờ một hôm em gửi tin nhắn cho tôi: “Cám ơn chị chỉ bảo rất nhiều, em đã hiểu ra cách làm. Khi có rắc rối em đã xin lỗi khách hàng trước rồi sau đó nhờ họ giúp đỡ, bữa đó những lời chị nói em thấm lắm. Người Nhật cẩn thận, khiêm tốn và rất đáng nể.”

Kết thúc câu chuyện, tôi tóm tắt lại cái “văn hóa làm việc Nhật”:

1. Phân chia trách nhiệm rõ ràng

Người Nhật có “khẩu ngữ” trong công việc là “ほうーれんーそう”viết tắt của 3 từ “báo cáo- liên lạc- bàn bạc”. Nói khéo ra, khi có sự vụ gì muốn tránh trách nhiệm sau này, cứ phải báo cáo lại cụ thể và nhận lệnh của sếp, người ta không ghét mà ngược lại sẽ thấy mình “biết điều” và cẩn thận. Lỗi lầm của người dưới là trách nhiệm của người trên, bởi thế không lạ gì khi ở Nhật hay có họp báo xin lỗi công chúng.

Giám đốc phải cúi đầu xin lỗi vì nhân viên vi phạm, người nổi tiếng xin lỗi vì quản lý làm ẩu… Nói tóm lại, trong xã hội này dù mình là một cá thể độc lập nhưng ai đó đang mang trách nhiệm về mình, cần minh mẫn nhận ra và đón nhận điều đó và đừng để người đó bị ảnh hưởng vì mình.

Không chỉ ở công ty, trong cuộc sống sinh hoạt cũng vậy, người Nhật khéo ở chỗ họ biết phân biệt trách nhiệm nằm ở chỗ nào. Trong cùng 1 tòa chung cư, nếu nhà trên con cái nhảy ầm ầm ảnh hưởng nhà dưới, chủ nhà ở nhà dưới không cần và không muốn “tay bo” với nhà trên, mà họ phàn nàn lên thẳng Ban quản lý của tòa nhà vì họ nghĩ ban quản lý mới là người có trách nhiệm ra lệnh hay dẹp bỏ những phiền toái xảy ra.

2. Khiêm tốn và sẵn sàng cúi mình

Ai học tiếng Nhật và làm việc với Nhật cũng biết, câu “xin lỗi” là cửa miệng, thậm chí khi cám ơn người ta cũng nói từ “sumimasen” nghĩa là “xin lỗi”. Khi đó “cám ơn” sẽ ý nghĩa là “tôi làm phiền anh quá”… Khi viết thư giao dịch cũng vậy, câu cú muốn mềm mỏng thân thiện, chắc chắn phải kèm dòng mang ý “xin lỗi” hay “ phiền quá”…

Xin lỗi không có nghĩa là hạ mình, xin lỗi hoặc cúi mình cũng hàm ý tôi còn thiếu kinh nghiệm hoặc chưa hiểu hết thì xin chỉ bảo. Đối với người biết điều, biết lễ nghi thì không ai “nỡ lòng nào” không dạy bảo cho cẩn thận cả.

Xin lỗi từ việc nhỏ, thì sẵn sàng và đủ dũng khí để xin lỗi việc lớn, cúi mình và chịu trách nhiệm về lỗi của mình, cũng là một phần văn hóa công ty Nhật. Mắc lỗi không phải là sẽ bị đuổi việc, bị khinh thường, mà ngược lại còn được coi trọng hơn và được động viên hơn để công việc hoàn hảo hơn.

Người Nhật rất ít người “tự cao tự đại”, họ luôn “đánh chìm” mình xuống và nâng đối phương lên. Khi mình khen họ, chắc chắn họ ko gật gù về họ, mà họ sẽ tìm một lời khen tương ứng để khen lại mình.

3. Không được “qua mặt”

Như trong điểm (1) có đề cập đến trách nhiệm, người dưới phải báo cáo liên lạc với người trên, cũng tương tự hàm ý người dưới không được “qua mặt” người trên.

Trong giao dịch kinh doanh, nhất thiết không được đơn phương ra chỉ thị, chỉ thị phải được người liên quan chứng kiến. Trong mail, cần phải gửi thêm cho cấp trên, để ông ta đồng chứng kiến sự vận hành của nhân viên.

Nói rộng hơn, ở Nhật, lĩnh vực liên quan đến môi giới không bao giờ có tình trạng “hớt tay trên” cả. Bữa nọ, tôi có nghe chuyện công ty của người bạn, có em nhân viên sau khi nghỉ làm đã lấy toàn bộ dữ liệu của khách hàng Nhật và quảng cáo sản phẩm em ấy tự kinh doanh cho các khách hàng đó.

Sau đó, chính khách hàng đó lại báo lại cho bạn tôi về cư xử không đẹp đó, và chắc chắn là những khách hàng Nhật đó sẽ không bao giờ mua hàng của em kia.

Nguồn: Vietnamnet