Kinh nghiệm tiếp khách ở công ty Nhật

Hôm nay bài viết xin giới thiệu một số các nguyên tắc khi đón khách tại các công ty Nhật để mọi người tham khảo.

1. Đi lên xuống cầu thang

Khi lên cầu thang khách sẽ đi trước và nhân viên sẽ đi sau. Ngược lại khi xuống cầu thang khách sẽ đi sau nhân viên sẽ đi trước. Đây là nết văn hóa đặc trưng của người Nhật đề thể hiện sự kính trọng và hiếu khách.

2. Khi đi trong hành lang

Phải đi trước dẫn đường và giữ khoảng cách một đoạn, đồng thời phải đi so le với khách. Nhớ lưu ý không được đi trước mặt hoặc cản trở tầm nhìn của khách. Đôi lúc phải quay lại phía sau, để điều chỉnh bước đi của mình, không để khoảng cách quá xa hoặc quá gần với khách.

Khi đưa khách đi tới phòng họp phải dừng và quay đầu lại, mở cửa và đưa tay mời khách vào phòng rồi nhẹ nhàng đóng cửa lại.

3. Cách mở cửa phòng cho khách

Bạn phải dùng tay trái mở cửa, đồng thời tay phải đưa ra kết hợp với câu: Xin mời Ông/Bà vào. Khi khách ra về bạn cũng làm tương tự như vậy và khi khách đã ra khỏi phòng bạn cũng từ từ đóng của phòng lại.

4. Trao đổi danh thiếp

Nếu là khách hàng lần đầu tiên đến công ty, thì việc trao đổi danh thiếp là một trong những quy tắc không thể thiếu trong việc trao đổi thông tin liên lạc giữa hai bên. Cách trao đổi danh thiếp cũng rất quan trọng.

Đầu tiên là bạn cầm danh thiếp bằng cả 2 tay, mặt chữ của danh thiếp hướng về phía người nhận để người nhận nhìn thấy rõ tên của mình, tên công ty, sau đó cầm danh thiếp bằng tay phải để trao cho đối tác và song song đó đưa tay trái ra nhận danh thiếp từ phía đối diện.

Sau khi nhận danh thiếp xong thì không nên cho ngay vào ví, mà nên để trên bàn để nhìn xem tên đối tác là gì, chức vụ như thế nào để trao đổi công việc không bị thất lễ.

5 . Cách mời trà

Khi có khách đến, hãy lịch sự chào và mời khách vào phòng. Nhẹ nhàng đặt khay trà dưới chân bàn ( trường hợp bàn thấp kiểu Nhật). Nếu là loại bàn cao kiểu Viêt Nam thì hãy đặt phí trước nhưng xéo về môt bên không được đặt trước mặt khách.

Dùng cả hai tay nâng trà mời khách. Điều quan trọng là phải quay mặt có hoa văn về phía khách (trường hợp không dùng được tay phải thì dùng tay trái nhưng phải nói xin khách thứ lỗi).

6．Khi khách ra về

Sau khi kết thúc công việc, thì nguyên tắc phải tiếp khách đến tận ngoài cửa, hoặc là đến thang máy và ấn nút thang máy cho khách cũng là điều bắt buộc. Phải cúi chào khách hàng cho đến khi cửa thang máy đóng lại.

Nguồn: helpdesk.tokyo